業務を見える化！今からでも遅くない「業務マニュアルのススメ」

職場でこんなお困りごとはございませんか。

 
程度の差はあれ、こんな課題を抱えている職場は意外と多いのではないでしょうか。
 
そこで、今回は業務マニュアルの作成・利用をおススメします。

知っているようで意外と知らない業務マニュアル

マニュアルというと家電を買ったら付いてくる取扱説明書、ソフトウェアの使い方を書いた操作説明書、そのようなものがまず頭にうかぶかもしれません。マニュアルとは、直訳すると説明書、手引書となりますが、では業務マニュアルとはどんなものでしょう。
業務マニュアルの目的はズバリ、業務の【標準化】と【見える化】です。

業種や部署によっても多少の性質は違ってきますが、一般的には業務の工程や具体的な対応方法などを、いつ、誰が、どのように行うかなどを整理し、明文化したものになります。5W1H（Who（だれが）、When（いつ）、Where（どこで）、What（なにを）、Why（なぜ）、How（どのように））を意識し整理するとよいでしょう。

 
普段何気なく行っている業務を整理しマニュアル化すると、業務を進めやすくなるうえに、個人による対応のバラツキをなくし標準化を図れます。時には問題点が見えてきて、効率化や経費削減などへ結びつけていく効果も生まれます。また、新入社員研修や担当者交代の引き継ぎがスムーズになったり、担当者以外もその業務内容を把握できますので、特に中小企業でありがちな業務の属人化の解消におおいに役立ち、さらには他部署との情報共有や会社全体の業務の流れの把握も可能となります。
そして業務マニュアルには、教えられる側の心理的負担軽減の効果もあります。教える側が「わからなかったらいつでも聞いてね」と優しくお声がけしても、聞く方はタイミングなど実はなかなか気を使うものですから。。。

まずはおおざっぱな箇条書きから

このようにメリットの多い業務マニュアルですが、いざ作ろうとするとどこから手をつけていいものやら、なかなか悩むところです。そんな時は、まず日常の業務を洗い出し、箇条書きで構わないのでリストアップしてみましょう。ゼロからいきなり完成版を作ろうとするとハードルが高いですが、少しでも土台となるものがあると、肉付けは意外とスムーズに進んだりします。気付いたところ、作りやすいところから徐々に進めていきましょう。構成は少々後回しでも構いません。

また、目的や読む対象者をはじめに想定することも、作成する上でのポイントとなります。業務のアウトラインが把握できればよいのか、もしくは業務マニュアルを見ながら業務を一人でこなせるようにするのが目的なのかによっても、書き方は自ずと変わってきます。ランチタイム接客マニュアル、月末処理業務マニュアルなど、的をしぼって作成してみるのもよいかもしれません。

全体的に心がけたいのは、わかりやすく作成すること。業務フローを図式化する、画像を入れ視覚に訴える、長々と文章で説明するのではなく図解にする、文章を箇条書きにしてポイントをつかみやすくすることなども大切です。

作って終わり、ではなく「活用」しましょう

作り上げたところで満足してはいけません。実際に利用し、変更点などはこまめに更新し改訂していきましょう。古い情報のままでは業務マニュアルそのものが信用されなくなり、次第に利用されなくなってしまいます。そのためには、紙に印刷した冊子にするのではなく、利用者が閲覧しやすいもの、また作成者が更新しやすいツールなどを利用するもの手段の1つです。

はたらきかたエディターならテンプレートを利用し、画像や動画入りのWebマニュアルが簡単に作成できます。

作成したマニュアルはアプリのインストールをせずに、タブレットやスマホでも閲覧可能。
今まで利用してきたWordやPowerPointのデータをWeb化することもでき、また英語、中国語、スペイン語などの多言語化にも対応なので外国人スタッフの多いコンビニや飲食店のホールスタッフ用などにもおすすめです。まずは2週間の無料トライアルから。